Twijfels over de juiste aannames voor een selectieproces voor een kwaliteitshandboeksysteem bij Surplus leidde er uiteindelijk toe dat we een Lean Challenge hebben mogen doen bij zorginstelling Surplus, samen met de Leannovators. Hierbij hebben we in 2 sessies, met een brede afvaardiging van alle potentiële “klanten” van een dergelijk systeem, de eerdere aannames aan de tand gevoeld. Vragen als ‘wie zijn de klanten’, ‘wat is hun probleem, ‘wat is onze meest risicovolle aanname’ en ‘is die aanname gevalideerd’ werden in kleine teams in korte, snelle sessies beantwoord en vervolgens werden deze bevindingen aan de andere teams gepresenteerd. Het huiswerk van de eerste sessie bestond uit het doen van een validatieronde van de meest risicovolle aanname van elk team. De, soms verrassende, resultaten van deze validatie vormden het uitgangspunt voor de tweede sessie.
Drie hele verhelderende korte sessies, die veel nieuwe inzichten op hebben geleverd en die geleid hebben tot een sterk aangepaste projectcharter.
Het was bijzonder om te zien hoe het besef van denken vanuit de klant en het valideren van aannames over het probleem van de klant en de voorgestelde oplossing de ogen openden van de deelnemers. Dankzij deze Lean Challenge heeft Surplus zelf, met een blik vanuit de beoogde klant(en), kunnen vaststellen in hoeverre het project, de daarin opgenomen aannames en de (richting van de) oplossing correct waren.
Het project heeft als resultaat een interactief kwaliteitshandboek opgeleverd: toegankelijk met single sign on en vanuit elk apparaat en netwerk. Het is een product geworden van én voor de medewerkers, waar zij hun ervaringen kunnen delen, maar ook op een overzichtelijke manier antwoorden vinden op al hun vragen. Kortom, een enorm succes.